Informacije o pravicah za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki[1]

1. Nameni, za katere se osebni podatki obdelujejo, pravna podlaga za njihovo obdelavo ter osebni podatki posameznikov, ki sodelujejo kot udeleženci na operacijah, sofinanciranih iz sredstev ESS

Temeljni namen zbiranja podatkov o udeležencih/slušateljih v okviru operacij evropske kohezijske politike je spremljanje, vrednotenje, preverjanje in zagotavljanje skladnosti operacij s cilji Strategije Evropa 2020 za pametno, trajnostno in vključujočo rast. Na ta način vsi, ki so udeleženi v izvajanju  evropske kohezijske politike, zagotavljajo učinkovito, transparentno in k ciljem usmerjeno porabo javnih (EU in nacionalnih) sredstev.

EU zakonodaja Republiki Sloveniji v zvezi s porabo EU sredstev v 27., 54., 96. in 125. členu Uredbe (EU) št. 1303/2013 med drugim določa obveznost spremljanja, vrednotenja in upravljalnih preverjanj operacij, za kar je potrebno pridobiti ustrezna dokazila o upravičeni porabi sredstev pri doseganju ciljev in kazalnikov operacije (vključno z osebnimi podatki o udeležencih/slušateljih). V  ta namen se pri operacijah, sofinanciranih iz sredstev evropske kohezijske politike (v nadaljevanju: EKP) v programskem obdobju 2014–2020, na podlagi Liste prisotnosti zbira tudi podatke o udeležencih/slušateljih, navedenih v tč. I Liste prisotnosti, ker Lista prisotnosti predstavlja dokazilo o upravičenem strošku in izdatku. Udeleženci/slušatelji morajo za sodelovanje na operaciji, ki se sofinancira iz sredstev EKP, izpolniti Listo prisotnosti v tč.I.

• Upravljavci osebnih podatkov[2]

Naziv in kontaktni podatki upravljavca osebnih podatkov (v nadaljevanju: upravičenec): Zavod RS za šolstvo, Poljanska cesta 28, 1000 Ljubljana, info@zrss.si

Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov (kadar ta obstaja): dpo@zrss.si

Za zbiranje podatkov od udeležencev/slušateljev je skladno s pogodbo o sofinanciranju, sklenjeno med Ministrstvom za izobraževanje, znanost in šport (v nadaljevanju: ministrstvo) in upravičencem, odgovoren upravičenec operacije, sofinancirane iz sredstev EKP, ki podatke zbira, obdeluje in posreduje v obdelavo na ministrstvo. Upravičenec osebne podatke udeležencev/slušateljev hrani pri sebi v fizični obliki ter vnese v informacijski sistem Službe Vlade Republike Slovenije za razvoj in evropsko kohezijsko politiko (v nadaljevanju: organ upravljanja). Upravičenec je dolžan zagotoviti ustrezne postopke in sprejeti ukrepe za varovanje osebnih podatkov udeležencev/slušateljev, in sicer na način, določen z veljavno zakonodajo s področja osebnih podatkov.

Ministrstvo podatke o udeležencih/slušateljih obdeluje in posreduje v okviru spremljanja izvajanja in upravljalnih preverjanj operacije po 125. členu Uredbe (EU) št. 1303/2013. Organ upravljanja podatke o udeležencih/slušateljih obdeluje v okviru upravljalnih preverjanj po 125. členu Uredbe (EU) št. 1303/2013, predvsem preverjanja na kraju samem.

Nad izvajanjem operacije se izvaja tehnični, administrativni in finančni nadzor tako, da je vsak čas možna izvedba nadzora operacije ter vpogled v dokumentacijo (vključno z osebnimi podatki udeleženca/slušatelja) v vsaki točki operacije ob smiselnem upoštevanju 140. člena Uredbe (EU) št. 1303/2013, 9. in 10. člena Uredbe o porabi sredstev evropske kohezijske politike v Republiki Sloveniji v programskem obdobju 2014–2020 za cilj naložbe za rast in delovna mesta (Uradni list RS, št. 29/15 s spremembami) in nacionalnih predpisov, ki urejajo javne finance. Nadzor se izvaja s strani ministrstva, organa upravljanja, organa za potrjevanje, revizijskega organa, drugih nadzornih organov Republike Slovenije, vključenih v izvajanje, upravljanje, nadzor in revizijo operacij Operativnega programa za izvajanje evropske kohezijske politike v obdobju 2014 – 2020, predstavnikov Evropske komisije, Evropskega računskega sodišča in Računskega sodišča Republike Slovenije ter s strani njihovih pooblaščencev.

• Pravice posameznika v zvezi z danimi osebnimi podatki

Posameznik ima pravico do izbrisa osebnih podatkov (npr. če ne obstoji več pravna podlaga v pravu Unije ali Republike Slovenije za njihovo obdelavo in hrambo), pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov ali njihov popravek, pravico zahtevati omejitev obdelave osebnih podatkov in pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu zoper upravljavce. Nadzorni organ v Republiki Sloveniji je Informacijski pooblaščenec.

• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja

Upravičenec je skladno s pogodbo o sofinanciranju zavezan po 140. členu Uredbe (EU) št. 1303/2013 zagotavljati dostopnost do vseh dokumentov o izdatkih operacije (vključno z osebnimi podatki udeležencev/slušateljev) v obdobju najmanj dveh let od 31. decembra po predložitvi obračunov s strani Republike Slovenije Evropski komisiji, ki vsebujejo končne izdatke končane operacije. O natančnem datumu za hrambo dokumentacije bo upravičenec po končani operaciji pisno obveščen s strani ministrstva.

Osebni podatki se hranijo na območju Republike Slovenije. Osebni podatki se lahko posredujejo pogodbenemu upravljalcu osebnih podatkov.

[1] Upravičenec po potrebi dopolni listo prisotnosti z informacijami, ki jih je dolžan zagotoviti po 13. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. Informacije o pravicah za posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, lahko upravičenec poda tudi v drugačni obliki (npr. na ločenem listu za vsakega udeleženca/slušatelja posebej, pri čemer mora vanj vključiti vse informacije po 13. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov).

[2] V okviru evropske kohezijske politike skladno z 8. členom Uredbe o porabi sredstev evropske kohezijske politike v Republiki Sloveniji v programskem obdobju 2014–2020 za cilj naložbe za rast in delovna mesta (Uradni list RS, št. 29/15 s spremembami) nastopa več udeležencev evropske kohezijske politike, zaradi česar obdelava osebnih podatkov poteka na več ravneh, in sicer na ravni upravičenca, ministrstva kot posredniškega organa in organa upravljanja. Upravljavca osebnih podatkov, ki jih upravičenec pridobi od posameznikov v okviru izvajanja operacije, sta poleg upravičenca skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov tudi ministrstvo kot posredniški organ in organ upravljanja, pri čemer so vsak za svoj namen upravljavci osebnih podatkov: upravičenec za namen izvajanja in sofinanciranja operacije, ministrstvo za namen spremljanja, vrednotenja in upravljalnih preverjanj operacije ter organ upravljanja za namen upravljalnih preverjanj, predvsem preverjanja na kraju samem. Nameni, za katere se osebni podatki po tej listi prisotnosti obdelujejo, so podrobneje opredeljeni v tč. 2 teh informacij.